Auto de Infração Fiscal – Como evitar?

O auto de infração é um procedimento administrativo que após auditoria fiscal nos cruzamentos de informações referente às movimentações no estabelecimento do contribuinte constatou infração a legislação tributária (Municipal Estadual e Federal) e neste momento é lavrado o auto de infração fiscal ou notificação.

O contribuinte poderá evitar diversos questionamentos em seu estabelecimento desde que tenha procedimentos operacionais revisados com base na atual legislação além de mão-de-obra capacitada, para que as tributações sejam aplicadas corretamente, podendo gozar dos benefícios fiscais sem prejuízo ao fisco e assim gerando valor para sua empresa.  Fale conosco, envie suas dúvidas, teremos prazer em atendê-lo. contato@agacontabil.com.br

Citaremos alguns casos de infrações que se procedente, existem muitos outros casos ligados também ao descumprimentos de obrigações acessórias. Sendo devido o auto de infração, acarretará  pagamentos de multas e juros e afetará diretamente o fluxo de caixa da empresa. Você pode evitar estas infrações desde que não permita que elas ocorram.

1-) Nota fiscal emitida sem destaque do imposto - podem ocorrer casos rotineiros que não se trata de má fé do contribuinte e de fato houve a falta do recolhimento do imposto ou por má interpretação da legislação ou por erros operacionais que neste caso após verificação interna o próprio contribuinte não tenha percebido e concorde com a autuação.

Digamos que processo de auditoria fiscal é elencado nota fiscal sem pagamento do imposto pode ser que ao emitir a nota fiscal com alguém beneficio fiscal (não incidência, isenção, suspensão, diferimento ou base reduzida do imposto), o contribuinte deixou de mencionar nos dados adicionais da Nota fiscal eletrônica  o fundamento legal que ampare o não recolhimento do imposto. Outro caso que pode ocorrer é o contribuinte emitir notas fiscais de remessa para conserto e o retorno não ocorra dentro do prazo de 180 dias. Este fato garante a suspensão dos impostos desde que a mercadoria retornasse dentro do prazo, não retornando cabe o contribuinte recolher os impostos acrescidos de multas e juros. Neste contexto é importante que o contribuinte faça uma revisão interna nos procedimentos de emissão de notas fiscais de forma antecipar ações corretivas e preventivas antes de receber um auto de infração, caso tenha em seu estabelecimento estas situações.

2-) Créditos de impostos registrados indevidamente – nas entradas de notas fiscais, alguns tipos de empresa possuem direito a tomada de crédito de impostos decorrentes de compra de mercadorias para revenda, ou empregadas no processo produtivo da empresa. O contribuinte deve ficar atento para que caso haja contestação, ele tenha como comprovar a legitimidade dos créditos tomados. É importante que o contribuinte revise seu cadastro periodicamente e para cada novo cadastro realizado não permitir que a classificação dos materiais, mercadorias ou produtos seja feitos equivocados. Ideal que o cadastro seja parametrizado no sistema junto á área responsável pelo consumo, pois assim irá facilitar o entendimento da aplicação do item. Normalmente um auto de infração com esta rubrica, a elaboração de um laudo referente ao processo da empresa deverá ser juntada aos autos. Muitas vezes existem processos produtivos complexos.

3-) Violação do principio da entidade - pagamentos de despesa de pessoa física registrado na pessoa jurídica, onde será interpretado pelo fisco movimentação de venda de mercadoria sem nota fiscal. Muitas empresas costumam efetuar pagamento de gastos pessoais dos sócios referente a escolas, cursos, combustíveis, etc. É um procedimento indevido que fará com que no cruzamento de informações feito pelo auditor seja interpretado que houve realizações de compras junto a fornecedores desacobertados de emissão de nota fiscal.

Suprimentos indevido de Recursos -  as movimentações de entradas de recursos numa empresa podem ser oriundas das vendas de mercadorias ou produtos, vendas de ativo, vendas de itens baixa rotatividade, empréstimos, integralização de capital, dentre outros. Havendo documentação que compre a origem o contribuinte não terá problemas caso receber um auto de infração, basta apresentar documentações objetivas que comprovem. Mas caso não haja comprovação o auditor poderá em sua análise interpretar que houve apuração de caixa credor onde o contribuinte simulou um fato contábil para suprir esta situação. E se isso ocorreu o contribuinte não terá documentos que comprovem a legitimidade do fato contábil e sofrerá penalidades que refletirão no lucro da empresa

Toda empresa (contribuinte) ao receber um auto de infração ou notificação fiscal tem o direito de apresentar defesa administrativa caso tenha documentos comprobatórias e justificativas que evidenciem que os procedimentos adotados pela empresa estão corretos.

A defesa é chamada de Impugnação e o contribuinte poderá realizar de forma parcial quando não discorda de todos os itens. Deverá pagar parte do auto infração que estiver de acordo, juntar os comprovantes de pagamento e para os demais itens questionados apresentar a defesa anexando aos autos toda documentação necessária. Caso o contribuinte deixe de mencionar algum item autuado, a autoridade fiscal entenderá que tal item não é matéria impugnada.

O requerimento para defesa deverá ser apresentado dentro do prazo de 30 (trinta dias) a contar da data do recebimento do auto de infração ou notificação e de conter a identificação do autuado e do auto de infração e deve ser assinada pelo contribuinte ou seu representante legal. Não há necessidade de advogados quando se tratar de esfera administrativa e também não há cobrança de taxas para recepção da documentação de defesa. A não manifestação dentro do prazo é considerada revelia, ou seja, será entendido que não há contestação e serão aplicados as penalidades, cabendo ao contribuinte ingressar no processo por meio de advogado.

Para contestação é preciso entender o procedimento fiscal adotado no auto de infração para que a defesa seja eficiente.  O contribuinte terá que juntar documentos que prove que o que está sendo questionado pelo auditor não procede e assim elencar os motivos com fundamentação na legislação. A contestação deve ser objetiva e não somente argumentativa e pautada em cima do elemento questionado.

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Como vai a saúde financeira da sua empresa?

É por falta de planejamento e controle financeiro é que muitas empresas “fecham” nos primeiros anos de sua existência devido à falta de suporte financeira. É o controle financeiro que demonstrará se a situação e capacidade financeira da empresa poderão satisfazer suas obrigações e adquirir novos ativos ou investimentos a fim de atingir as metas e maximizar os lucros.

O administrador financeiro de hoje está mais ativamente envolvido com o desenvolvimento e implementação de estratégias empresariais que tem por objetivo o crescimento da empresa e a melhoria de sua posição competitiva, porém demais profissionais atuantes numa empresa mesmo que não possuindo pretensões de especializar na área financeira necessita possuir uma visão sistêmica das funções desta área, porque todos os gestores de uma empresa interagem com a gestão financeira para:

·         Justificar necessidades de contratação;

·         Negociar orçamentos operacionais;

·         Lidar com avaliações de desempenho financeiro;

Principais situações impactam no controle financeiro?

Atrasos nos recebimentos dos clientes - a empresa deve ter como rotina diária as análises dos recebimentos e propor ações que possam mitigar a recorrência de atrasos evitando inadimplências. Avaliação dos clientes e liberação de crédito e fundamental desde o momento da elaboração do contrato. O cliente também precisa ter liquidez para honrar seus pagamentos. Atrasos pontuais podem ocorrer em qualquer empresa, porém quando há reincidências é preciso avaliar e bloquear o fornecimento se for o caso, ou apenas liberar a venda após pagamento ser realizado, dentre outras.

Pagamentos de fornecedores á vista - pagamento de compras á vista pode ser vantajoso para a empresa que possui o controle financeiro eficaz e que já está em operação há mais tempo. Uma empresa em fase inicial se não tiver recursos disponíveis mesmo que a compra á vista gere descontos, para ela não seria vantajoso comprar a vista já que terá que obter recursos de terceiros, como empréstimos por exemplo. O ideal é negociar prazos de pagamentos superiores aos prazos de recebimentos que a empresa negocia com seus clientes. Já para uma empresa em fase mais avançada, avalie se a opção é atrativa e se houver disponibilidade que não comprometa o fluxo de caixa pode ser vantajoso. Independente da forma negociada importante manter os pagamentos em dia para evitar juros e bloqueio nos fornecimentos e demais medidas administrativas.

Aumento dos estoques – é importante não manter no almoxarifado estoques de produtos de baixa rotatividade. Avaliar antes da ocorrência da compra se a aplicação daquele material ou produto será direta. Existem empresas que possui itens estratégicos, que na sua falta interrompe sua produção ou comercialização. O estoque deve ser adequado de acordo com a produção e venda. Existem situações que podem ocorrer negociações de troca junto aos fornecedores e outros casos cabe busca de alternativas de comercialização destes itens de estoque a preço de custo. Inserir na rotina da empresa os Inventários, uma ferramenta de gestão que transmite segurança na informação destes estoques.

Empréstimos a longo prazo – as empresas podem recorrer empréstimos para financiar seu capital de giro ou recorrer a recursos próprios, porém, antes da captação deste recurso deve ser feito uma análise prévia para quais fins serão destinados e como serão pagos, taxas de juros, garantias, prazos, pois mesmo que seu negócio falhar, os pagamentos terão que ser realizados e caso haja falência, os credores possuem prioridades nos pagamentos.

Investimentos – todo e qualquer investimento deve ser submetido ás análises prévias das possibilidades e necessidades. Aquisições de novos ativos imobilizados tais como máquinas, equipamentos, construções, ampliações, melhoria no desempenho da produção da empresa, qualidade dos produtos, dentre outros, caso contrário, cabe à empresa avaliar se não caberia outra forma de investimento.

Aumento quadro pessoal próprio ou de terceiros – ao contratar mais funcionários é importante avaliar se foi previsto no orçamento empresarial do período com todos os valores envolvidos (FGTS, férias, 13º, impostos, contribuições, benefícios, etc.), além de recursos para execução das atividades caso não haja já que muitos casos o gasto não será temporário e a empresa precisará de mais recursos. De acordo com os critérios da empresa é ideal que seja feito uma simulação qual forma de contratação seria mais vantajosa.

Pagamentos de gastos pessoais com recursos da empresa – é um ponto de atenção que não deve ser praticado na empresa. É uma situação que pode parecer irrelevante, mas quando menos espera torna-se rotina que afetará o controle financeiro. É necessário ter contas bancárias separadas, pois afeta diretamente na apuração do lucro e sua distribuição. Além do empresário criar plano de ação para reduzir despesas sendo que a redução seria a eliminar esta prática.  A empresa só deve registrar e contabilizar gastos vinculados a sua operação com documentação emitida para seu CNPJ. Tal prática poderá chamar atenção do fisco e as consequências geram penalidades. Importante que os sócios acordem dentro da legalidade de retirada de recursos usando situações previstas em lei tais como:

a-) Pro -labore - quando além de sócio, este atua na empresa numa determinada função, ele recebe uma renumeração baseada no mercado pelo seu trabalho, porém deve ser levado em conta a capacidade da empresa. Existem regras especificas que serão abordas em outro tópico.

b-) Lucros e dividendos – na apuração do resultado da empresa havendo lucros são distribuídos entre os sócios.

Impostos Operações com mercadorias e serviços – é preciso que os faturamentos sejam tributados de acordo com a legislação vigente sem causar prejuízos ao fisco e à empresa. Existem benefícios fiscais previstos na legislação onde a empresa poderá reduzir sua carga tributária, por isso é importante traçar o planejamento tributário e a revisão dos procedimentos operacionais adotados. Média 30% referente ao faturamento são os impostos (ICMS, PIS, COFINS) além do IPI dependendo do tipo da empresa. Tais impostos refletem diretamente no fluxo de caixa caso a empresa não tem saldo a compensar. O saldo a compensar são oriundos dos créditos de impostos decorrentes das entradas de matéria-prima, insumos, materiais intermediários e materiais ou serviços empregados no processo produtivo da empresa. Este assunto será abordado em tópico especifico visto a diversas particularidades atribuídas ao tema.

O tema acima é apenas para que você pare um pouco e reflita sobre a saúde da sua empresa e caso queira mais alguma informação estaremos à disposição para assessorá-lo, avaliaremos os procedimentos adotados, estrutura atual e faremos propostas de ações corretivas e preventivas para que seu negocio tenha um controle financeiro seja transparente e eficaz. contato@agacontabil.com.br